¿Oficina virtual?

Si tu empresa no está en Internet, no existes.  La búsqueda de cualquier negocio ha cambiado gracias a la tecnología y ahora los medios digitales se han posicionado por arriba de todos los medios “tradicionales”.  Hoy en día, antes de contactarte, los clientes te buscarán en la red para conocer tu trabajo a través de tu página web, tu reputación a través de tus calificaciones y comentarios en redes sociales y seguramente consultarán también a la competencia… todo a unos cuantos clicks de distancia.

La manera de hacer transacciones también ha cambiado gracias al Internet.  Cada empresa puede decidir qué tanto comprometerse con los negocios virtuales sin embargo no es recomendable mantenerte completamente al margen de ellos.  Grandes almacenes alrededor del mundo han abierto sus ventas al público a través de sus páginas web, reduciendo gastos operativos que les permite mantener precios de venta más atractivos que en tiendas físicas y dando a sus clientes una opción de compra sin límite de horario y sin salir de casa.

Las oficinas virtuales también se han vuelto más comunes.  Profesionistas y prestadores de servicios hemos descubierto que no se requieren instalaciones abiertas al público para funcionar, finalmente nadie va por la calle y al pasar por un despacho de arquitectura se le antoja una casa o una remodelación como si se tratara de comida o ropa; el trato es aún más personalizado al desplazarse la empresa hacia su audiencia y le brinda a los clientes la posibilidad de hacer acuerdos y cerrar contratos en ambientes en los que se sienten seguros y en confianza.

Los requisitos fiscales no son diferentes, este tipo de oficinas son tan serias como las oficinas de antaño y los clientes tienen acceso a su información a través de portales gubernamentales y asociaciones, garantizando que contraten servicios adecuados y con las debidas credenciales.  La libertad que ofrece este tipo de establecimientos ha favorecido su explosión;  tanto propietarios como trabajadores pueden realizar sus actividades en los horarios que más les convengan sin necesidad de pasar determinado número de horas detrás de un escritorio y no se requiere de un ambiente específico, lo que beneficia la actitud hacia el trabajo y aumenta la creatividad sobre todo en áreas artísticas y de diseño.

En 9 años que he trabajado como director de mi propia firma de diseño, la mitad de ellos estuve establecido en una oficina con la intención de dar atención al público.  Durante ese tiempo, únicamente 3 clientes accedieron a realizar reuniones en nuestras instalaciones y nunca cerramos un trato en ellas; cumplía un horario de trabajo restrictivo y en muchas ocasiones pasaba horas en mis redes sociales sólo por estar ahí, manteniendo un absurdo horario de oficina que además generaba duplicidad de gastos al tener servicios de Internet, telefonía, celular y otros tanto ahí como en casa. 

A partir de 2010 decidí abrir la oficina de manera virtual, ahora disfruto mucho más mi trabajo y me ha dado la opción de desplazarme con mayor facilidad lo que ha aumentado considerablemente el radio de influencia y los clientes que puedo atender.  MI equipo de trabajo también es más eficiente y al trabajar cada uno desde diferentes lugares, pueden congeniar sus actividades personales y familiares con sus responsabilidades sin problema alguno.  Podemos tomar vacaciones sin preocuparnos por “cerrar” un establecimiento e inclusive elegir desde dónde trabajar de acuerdo a nuestra agenda y gustos.  ¿Alguien despreciaría trabajar un día desde la playa?

A pesar de la resistencia que las generaciones tradicionales tienen a este tipo de empresas, los grandes corporativos han avanzado hacia el camino de la reducción de sus oficinas a través del esquema de “home office” o trabajo virtual, en el que sus empleados no requieren presentarse a trabajar a sus instalaciones sino que con una computadora portátil y conexión a Internet pueden realizar sus responsabilidades desde donde lo prefieran.  Oracle, Procter & Gamble y Unilever, son ejemplos de empresas que han establecido este tipo de trabajo de forma exitosa, logrando que sus empleados cumplan mejor sus obligaciones y aumenten su calidad de vida, reduciendo considerablemente sus gastos operativos y aportando menor tráfico a las ciudades lo que se traduce en una reducción considerable en la contaminación.

Aun cuando la intención de este esquema es poder trabajar desde cualquier lugar, los especialistas recomiendan habilitar en casa un área especial donde se tengan todas las herramientas y equipo a la mano además de la tranquilidad necesaria para desempeñar nuestras funciones.  Un escritorio de dimensión suficiente, una silla cómoda, iluminación y ventilación adecuadas y una vista atractiva detrás de nuestra pantalla, sin duda harán la diferencia entre el trabajo de nuestros sueños y las oficinas de terror con cubículos idénticos e impersonalizados.  ¿Habías oído de las oficinas virtuales? Déjanos tus comentarios y recuerda que nos puedes contactar en el momento que quieras empezar la tuya en casa, siempre habrá un buen pretexto para mejorar ese rincón especial.

JPV